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総会(報告とお詫び)

 本日、総会を開催しました。

 今回2回目の現地開催にZoomを併用しましたが、昨年に引き続き不手際があり、ご参加の皆様にご迷惑をお掛けしましたことをお詫び申し上げます。

 総会は議案書どおりに承認され、総会終了後の理事会でも確認が行われ2021年度事業は完了、2022年度事業が始まる事となりました。

 今年度は5周年事業が予定されております。

 会員様の交流の場にもなるよう、妙中理事長をはじめ理事一同で準備を進めて参ります。




お詫び

 ZoomのIDを直前に変更することとなりましたこと、改めてお詫び申し上げます。

 30分前に準備をしていたところ、Zoomにサインインができず下図のようなメールを受信してサインインしました。その結果、用意していた総会のIDが消失していました。

 総会終了後、Zoomのサインイン用パスワードは変更しました。不正ログインの類ではないことを願いたいですが、念のためパスワードは変更しております。

 原因についてはわかっておりません。もし改善策をご存知の方が居られましたらご一報頂ければ幸いです。




次回総会に向けてご意見を賜りたいです

 昨年は総会の会場がビッグサイトの展示棟ではなく会議棟であったことから、展示ブースからの移動が長く、また会議棟のセミナールームの下見ができず想像の中で準備、いざ会場に入ったらいくつかのトラブルがあってZoomの立ち上げや参加者招待が遅れました。

 その教訓もあって今年は30分前からZoomを立ち上げていましたが、サインインができないトラブルが発生し、さらに総会のIDが消えているという二重苦となりました。

 会場は展示棟内であったため当会展示ブースで準備したものをそのまま会場に持ち込むことで、開会前からご出席者様を招き入れることはできましたが、直前のZoom IDの変更にご対応頂けたから実現したものでありました。

 来年はZoomのIDを2つ用意する予定です。
 定期開催用の固定IDと、臨時開催用のサブIDを用意することで、緊急対応できるようにしたいと思います。
 また、ZoomのID連絡の方法を当会ホームページ上とし、パスワードでロックしたクローズドな専用ページを制作しようと考えております。参考として制作したこちらのページはパスワード『1234』と入力することで開くことができます。ページのURLやパスワードは毎回変更される予定です。

【参考】Zoom ID お知らせページ(パスワードは1234)

 現地ではプロジェクタ画面に資料が投影されないトラブルがありましたが、途中から映りました。これについては音響スタッフさんも原因がわからないと申しておりましたので、来年はパソコンを2台用意し、1台はZoom視聴者としてサインインした状態で、プロジェクタ投影専用に使いたいと思います。
 そのための通信回線が必要になるため、それについては1年間で検討したいと思います。
 2台目のパソコンが用意できた場合、会場の様子を映すようにしたいと考えます。今回もカメラは用意していましたが、会場の都合で上手く使えなかったため、反省点となっています。

 今回は理事のスマホをUSBケーブルでパソコンに接続してテザリングしました。会場にWi-Fiはありますが、相当に混雑してZoomには耐えられない状況でありましたので、別途検討します。

 マイクとスピーカーについて、今回は2台用意し、朝8時からリハーサルをして正常を確認しておりましたが、夕方の本番では上手く動作せずに1台での総会となりました。
 総会の会場は騒がしい展示棟内ですので、発表者の所にしかスピーカーが無い状態では課題があることは自明です。

 以前のようなリアル開催の総会のように、皆様が意見を交わしやすい環境を整えられるよう、運営側も努力してまいります。

 ご知見をお持ちの会員様、ぜひ運営側へのご助言をお願い申し上げます。